Offentlig upphandling av el

När myndigheter och övriga offentliga organisationer ska genomföra inköp av varor och tjänster finns det lagar och regler att förhålla sig till.  Dessa inköp ska göras enligt ett särskilt regelsystem, lagen om offentlig upphandling (LOU).

Varje år gör den offentliga sektorn i Sverige inköp för uppskattningsvis 634 miljarder kronor. Ibland framförs åsikten att reglerna är krångliga och hindrar en god affär. Men offentlig upphandling har flera viktiga syften. Reglerna ska se till att skattepengar används på ett effektivt sätt och att leverantörerna kan konkurrera på lika villkor. De ska också förhindra korruption.

Offentlig upphandling av el kan vara ganska komplext och det är viktigt att göra rätt. Sköts upphandlingen dåligt kan resultatet bli sämre kvalitet, eller rentav en annan produkt än vad som var tänkt. Exempelvis kan prisnivån på elen bli högre än väntat.

Den största utmaningen för myndigheter vid en upphandling av el ligger i att ta fram ett bra förfrågningsunderlag. Med ett bra underlag kan du landa i ett avtal som svarar mot myndighetens behov. Därför är det viktigt att redan från början tydligt identifiera vilka behov som finns i verksamheten. Ifrågasätt gärna om kraven som ställs är realistiska. Finns det krav som förmodligen aldrig kommer att efterfrågas? Då kan det vara bättre att stryka dem.

Ett vanligt problem i upphandlingar av el är att alltför stort fokus ligger på kvalificeringsdelen. Det kan bli en tung administrativ börda för leverantörer. Exempel på kvalificeringskrav kan vara att lämna uppgifter om teknisk och yrkesmässig kapacitet, bevis på kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem och bankgarantier.

Vart och ett för sig är kraven kanske relevanta, men ställs många krav kan det bli betungande. Fundera därför på om alla krav är nödvändiga för kvalificering. Det är bättre att lägga större vikt vid avtalsinnehållet än kvalificeringen. Var också tydlig i underlaget med vilka krav som ställs för kvalificering av leverantörer och vilka krav som kommer att utvärderas med anbudet.  

Har du i det första skedet noggrant tagit redan på hur behoven ser ut blir det enklare att formulera en bra kravspecifikation. Kraven ska vara specifika utifrån verksamhetens behov och mål. De ska också skapa förutsättningar för att utvärdera anbuden på ett bra sätt, och vara realistiska utifrån hur marknaden ser ut. 

Ställ inte krav slentrianmässigt utan ifrågasätt om de behövs. Om kraven är för höga kan det innebära att leverantören tar höjd för ökade kostnader – för att kunna svara upp mot krav som aldrig kommer att realiseras.

När du skriver en kravspecifikation för att upphandla el finns det ett antal saker som är viktiga att tänka på. Dessa går vi igenom nedan.

Innan du gör kravformuleringen bör du fråga dig om verksamheten har den kompetens som krävs för arbetet. Det är inte alla myndigheter som har rätt resurser internt. Då kan det vara klokt att ta hjälp av extern kompetens. Om du tar in hjälp utifrån är det extra viktigt att säkerställa att kraven som formuleras verkligen utgår från verksamhetens behov.

Vid kravställning av priset är det viktigt att skilja på de fasta kostnader som elpriset innehåller och de delar som går att påverka. Elpriset består av många olika delar. En del är skatter och avgifter. En annan del är grundpriset för el som utgår från spotpriset på elbörsen. I den totala elkostnaden ingår också avgiften för användningen av elnätet. 

Alla avgifter som inte går att påverka bör ligga utanför den prismodell ni använder i upphandlingen. Då får ni transparens i leverantörernas priser och kan jämföra på ett bra sätt.

Hållbarhetskriterier blir allt viktigare i upphandlingar. Att ställa krav på miljöhänsyn är ett bra styrmedel för att öka användningen av miljömässigt hållbara produkter. Men det ställer också höga krav på beställarkompetensen.

Det är viktigt att kraven är tydligt formulerade och möjliga att utvärdera. Hur ska ni verifiera att leverantören lever upp till kraven? Vill ni ställa krav på specifika certifikat, miljövarudeklaration eller föredrar ni en annan modell? Leverantörerna behöver förstå era miljökrav för att kunna formulera sitt anbud rätt. Tydliga krav gör det lättare att under avtalstiden följa upp att ni har fått det ni beställt.

Kravspecifikationen ska också ange hur mycket miljökraven är värda i relation till priset, så att detta kommer med i utvärderingen. Om kostnaden för miljökraven inte har framkommit på ett tydligt sätt under upphandlingen kan myndigheten få betala mer än väntat.

Det finns ett antal olika risker förknippade med att köpa el. Priset på elen kan förändras om du exempelvis har prissäkrat för mycket eller för lite el, om det finns kapacitetsbrist i elområdet där verksamheten ligger eller om det sker valutaförändringar som påverkar dina prissäkringar.

När du specificerar kraven behöver du bestämma vilka av riskerna som myndigheten ska hantera på egen hand och vilka som leverantören ska ta hand om. Finns kompetens och tid att hantera riskerna internt, eller är det viktigare att trygga priset framåt?

Är du osäker på elhandelsriskerna rekommenderar vi att du läser mer om dessa här:
> Risker med att handla el

Det är av stor vikt att relevanta kriterier används när leverantörerna utvärderas. Annars är risken att du inte får den bästa leverantören. För det spelar ingen roll hur bra krav du ställt om utvärderingen inte görs utifrån rätt kriterier.

Fel kriterier kan göra att kostnaden för elen stiger. Om utvärderingskriterierna inte motsvarar myndighetens behov finns det risk att leverantörerna gör en taktisk prissättning i sina anbud. Då kan det anbud som verkar vara bäst i själva verket leda till högre kostnader än om utvärderingen hade gjorts utifrån verkliga förhållanden. Därför är en utvärderingsmodell med tydliga och enkla kriterier avgörande för ett bra slutresultat av upphandlingen.

Det finns ett antal fallgropar vid offentlig upphandling av el. Undvik dem genom att fokusera på verksamhetens behov och mål, och lägg mindre fokus på kvalificeringsdelen. Är kraven felaktigt ställda kommer du att upphandla en produkt som inte motsvarar önskemålen och som inte möter behoven.

Men rätt krav är inte samma sak som fler krav! Ifrågasätt era krav och se till att endast ta med de som verkligen är relevanta och realistiska. Se sedan till att utvärdera utifrån tydliga kriterier som motsvarar era faktiska behov. Då har du goda möjligheter att göra en bra upphandling av el.